كيف تبدأ عملك بالمحاسبة؟
كثير من الأشخاص يأتيهم عمل في مجال المحاسبة سواء في شركة أو معمل و عليه بناء نظام محاسبي للمنشأة فتواجه المحاسب مشكلة من أين أبدأ؟ و في هذه المشاركة سنبين الطريق الصحيح للبدء
إعداد شجرة حسابات بالطريقة الصحيحة
البداية تكون صعبة دائماً:أنت موظف جديد في الشركة و عليك الإمساك بخيوط العمل فتصادفك حالتين: الأولى أنه يوجد في الشركة نظام محاسبي قائم و عندها تحتاج إلى المتابعة بنفس النظام و قد يحتاج بعض التطوير و هنا لا توجد مشكلة على الإطلاق، الحالة الثانية أن الأمور مبعثرة و لا يوجد نظام محاسبي و الفوضى قائمة و هذا هو الوضع الأصعب و كثيراً ما نصادف منشآت من هذا النوع و حديثنا عن هذا النوع من المنشآت
كيف أبدأ؟
حتى يتكون لديك صورة كاملة عن المنشآة و تبدأ ببناء نظام محاسبي جيد عليك وضع خطة بالاشتراك مع مالك المنشأة و أول عمل ينبغي القيام به هو جرد أصول و خصوم الشركة و قد تطرقنا في المشاركة السابقة إلى شرح ماهية الأصول و الخصوم
اقرأ أيضاً: مبادئ المحاسبة المالية
تحتاج في هذا الصدد إلى إعداد قوائم للجرد تتضمن:
1. قائمة للموجودات الثابتة:
تقسمها إلى أعمدة و سطور الأعمدة هي وصف للأصل الثابت و رمز الأصل و العدد و قيمته التقديرية و العمر الانتاجي التقديري وقيمته كخردة حيث ستضع في وصف الأصل الثابت اسمه مثل: طاولة مكتبية قياس 2*1,5و ستكتب في رمز الأصل الرقم الذي سيأخذه في شجرة الحسابات (التي سنقوم بشرحها في تدوينة لاحقة إن شاء الله) أما القيمة التقديرية فعليك الرجوع إلى سجلات الأصل من فواتير شراءه أو الوثائق الخاصة به إن كانت موجودة و إن لم تكن موجودة فعليك الرجوع إلى مالك المنشأة لتقييم الأصل و بالنسبة لقيمة الأصل كخردة فهي قيمة الأصل بعد انتهاء عمره الانتاجي و عدم صلاحيته للمزيد من الاستخدام.
في عمود العدد نكتب أعداد هذا الأصل فإذا فرضنا أنه توجد 4 طاولات مكتبية قياس 2*1,5 فنكتب العدد 4 (بالنسبة للآلات الإنتاجية نقوم بكتابة اسم كل آلة و الرمز الخاص بها)، بالنسبة للعمر الانتاجي للأصل فعليك أيضاً الرجوع إلى وثائق الأصل لمعرفة العمر الإنتاجي له و إن لم تكن تلك الوثائق موجودة فيجب الرجوع إلى مالك المنشأة لتقدير العمر الإنتاجي للأصل.
تعد هذه المعلومات ضرورية بالنسبة للأصول أو الموجودات الثابتة و نقوم بالإحتفاظ بقوائم الجرد لأننا سنرجع إليها كثيراً فيما بعد.
2. قائمة للموجودات المتداولة:
تتضمن الموجودات المتداولة أرصدة المدينون (زبائن و مدينون للمنشأة) و مخزون أول المدة و النقدية سواء في البنوك أو الصندوق.نقوم بعمل قائمة جرد لكل بند على حدى أي نقوم بعمل قائمة للزبائن فيها أعمدة تبين اسم الزبون و رصيده و رقم هاتفه و تاريخ الاستحقاق و أي معلومات قد تفيدنا مستقبلاً
و نقوم بعمل قائمة أخرى لجرد المخزون نقسمها إلى أعمدة و نسجل فيها الأصناف الموجودة و نحتاج في هذه العملية إلى بطاقة مادة لكل مادة موجودة في المستودع تتضمن تفاصيل عن المادة من اسمها و رمزها و عددها و الواحدات المستخدمة.
و نقوم بعمل قائمة ثالثة للنقدية تحوي على أرقام الحسابات البنكية و الأرصدة في كل بنك و الرصيد في الصندوق.
بالإضافة إلى أننا نحتاج إلى قائمة إضافية نسجل فيها أي مبالغ مدفوعة مقدماً سواء كان مصروف مدفوع مقدماً أو التزام مدفوع مقدماً أي قبل تاريخ استحقاقه
3. قائمة للخصوم طويلة الأجل:
تتضمن القروض التي أخذتها المنشأة و التي تزيد مدتها عن عام و كذلك أي التزام طويل الأجل على المنشأة و كل تلك الأرقام نحصل عليها من سجلات المنشأة و بالتعاون مع مالك المنشأة4. قائمة للخصوم قصيرة الأجل:
قائمة للموردين بأسمائهم و أرصدتهم و أرقام هواتفهم و التواريخ الواجب سداد المبالغ لهم بالإضافة إلى قائمة بالإيرادات المقبوضة سلفاً.نقوم بالجرد الكامل لكل البنود السابقة مع العمل قدر الإمكان على عدم إغفال أي جزء من الأمور المتعلقة بالجرد فكل مصروف مدفوع مقدماً أو ايراد مقبوض سلفاً أو أي رصيد هي من الأمور الدقيقة التي يجب عدم إغفال أي شيء منها.
و بعد أن نكون قد أعددنا قوائم الجرد (و التي قد تستغرق وقتاً طويلاً و هذا الوقت يجب مناقشته في الخطة مع مالك المنشأة) نستطيع الانتقال إلى الخطوة التالية في بناء نظام محاسبي متكامل للمنشأة
لتحميل قوائم الجرد كاملة بصيغة pdf من هنا
لتحميل القوائم كاملة بصيغة docx من هنا