كيفية إعداد دليل أو شجرة حسابات
بعد أن انتهينا من جرد المنشأة بالكامل من حيث موجوداتها و التزاماتها تأتي الخطوة الثانية و هي إعداد دليل الحسابات للمنشأة تمهيداً لتفريغ البيانات التي حصلنا عليها في الخطوة السابقة فكيف يتم إعداد دليل الحسابات بطريقة صحيحة؟
إعداد شجرة حسابات بالطريقة الصحيحة
إن دليل الحسابات يحتوي على جميع حسابات المنشأة و لفهم دليل الحسابات يجب أن نعلم أن هناك حسابات تتبع للميزانية و حسابات أخرى تتبع لقائمة الدخل،الحسابات التي تتبع للميزانية هي حسابات الأصول و الخصوم و حقوق الملكية أما الحسابات التي تتبع لقائمة الدخل فهي حسابات الايرادات و النفقات.
و قد تطرقنا في مشاركة سابقة إلى حسابات الأصول و الخصوم و قلنا أن معادلة الميزانية هي:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
حيث أخذنا في الاعتبار الحسابات التي تتبع للميزانية، فإذا أضفنا للمعادلة الحسابات التي تتبع لقائمة الدخل أي الايرادات و النفقات تصبح المعادلة على الشكل التالي:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية + الايرادات - النفقات
حيث أن (الإيرادات - النفقات) تمثل نتيجة النشاط من ربح أو خسارة و في بداية المشروع يكون الفرق بين الايرادات و النفقات يساوي الصفر حيث لا يوجد ايرادات ولا نفقات.
إذاً جميع حسابات المنشأة تندرج ضمن بنود المعادلة:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية + الإيرادات - النفقات
سنقوم بإعطاء الحساب الرئيسي الأصول الرقم 1
الخصوم الرقم 2
النفقات الرقم 3
الإيرادات الرقم 4
هذه هي المجموعات الرئيسية لجميع الحسابات (حقوق الملكية تندرج ضمن الخصوم فهي التزام على المنشأة تجاه ملاكها)
الآن نستطيع إدراج الحسابات ضمن هذه التصنيفات الأربعة فمثلاً تنقسم الأصول إلى موجودات ثابتة و موجودات متداولة و أموال جاهزة و يمكن أن نزيد هذا التصنيف بحسب حجم نشاط المنشأة كأن نضيف مشروعات تحت التنفيذ مثلاً أما الآن فسنقوم بتبسيط الأمور قدر الإمكان و نصنف الأصول إلى موجودات ثابتة و موجودات متداولة حيث:
تأخذ الموجودات الثابتة الرقم 11 و تأخذ الموجودات المتداولة الرقم 12
بالنسبة للخصوم:
نضيف حقوق الملكية و تأخذ الرقم 21 و القروض 22 و الدائنون 23
أما بالنسبة للنفقات:
فيمكن تصنيفها إلى مصاريف مباشرة تأخذ الرقم 31 و مصاريف إدارية و عمومية تأخذ الرقم 32
بالنسبة للإيرادات:
إيرادات النشاط الرئيسي و تأخذ الرقم 41 و إيرادات أخرى تأخذ الرقم 42
نستطيع ملائمة الشجرة لتناسب حجم و طبيعة نشاط المنشأة بإضافة حسابات رئيسية أو فرعية أخرى ضمن الأنواع التي حددناها
الآن لنفرض أن لدينا حوالي مئة أصل ثابت فكيف سنقوم بترميزها؟
نقوم بترميزها على الشكل التالي: 11001 أي نضيف عدداً من الأصفار يسمح لنا بإضافة عناصر أخرى إذا لزم الأمر فيما بعد
تصبح الأصول على الشكل التالي:
1 الأصول
11 الموجودات الثابتة
11001 مبنى الشركة
11002 أرض مملوكة للشركة
و هكذا.....
الفكرة الأساسية في دليل الحسابات هي تصنيف الحسابات تصنيفاً صحيحاً و تبويبها بما يلائم حجم و نشاط الشركة و أهم نقطة هي فهم تبعية الحساب و التصنيف الذي يتبعه هل هو حساب تابع للميزانية أم لقائمة الدخل؟ و هل هو أصل أم خصم أم مصروف أم إيراد؟
بعد جرد و فرز الحسابات نأتي إلى الخطوة التالية التي تتطلب منا الاستعانة ببرنامج محاسبة أو الاعتماد على الاكسل في تسجيل العمليات المالية أما بالنسبة للدفاتر الورقية فهي في طريقها إلى الانقراض إن لم تكن قد انقرضت بعد
من الأفضل الاستعانة ببرنامج محاسبة جيد فذلك سيختصر الوقت و يقلل إحتمال حصول أخطاء في المستقبل
سنتحدث في مشاركة لاحقة عن إعداد دليل الحسابات في برنامج محاسبة و سنتعرف على آلية تصنيف الحسابات في برامج المحاسبة بشكل عام إن شاء الله.