ما هي آلية عمل البرامج المحاسبية؟
تسهل البرامج المحاسبية العمل في المحاسبة بشكل كبير و تختصر الكثير من الوقت و الجهد فما هي النقاط الأساسية التي تجعل البرنامج المحاسبي يعطي نتائج صحيحة؟ و ما هي آلية عمل أغلب برامج المحاسبة؟
كيفية عمل البرامج المحاسبية
في جميع البرامج المحاسبية يتم بداية إدخال طرفي القيد المحاسبي مع الأرقام في واجهة خاصة باليومية،يعتمد البرنامج المحاسبي على شجرة الحسابات في ترتيب الحسابات حيث يأتي البرنامج مع أربعة أو خمسة تصنيفات للحسابات و هي الأصول و الخصوم و حقوق الملكية و الايرادات و النفقات و بشكل إفتراضي تكون تبعية هذه المجموعات في البرنامج على النحو التالي:
الأصول و الخصوم و حقوق الملكية تتبع للميزانية
الإيرادات و النفقات تتبع لحساب الأرباح و الخسائر
و من المهم وضع الحساب ضمن التصنيف الصحيح له في شجرة الحسابات و تختلف البرامج في بعض التصنيفات حيث تصنف البرامج الأصول إلى ثابتة و متداولة و أموال جاهزة فكل حساب نقوم بوضعه في الأصول الثابتة يقوم البرنامج بعمل حساب اهتلاك له أتوماتيكياً و هناك بعض البرامج يجب فتح حساب للإهتلاك يدوياً فيها
و بالتالي من المهم تحديد نوع الحساب فإذا كان أصلاً ثابتاً فيجب وضعه ضمن الأصول الثابتة في شجرة الحسابات، إذاً من المهم فهم شجرة الحسابات جيداً قبل إدخال الحسابات في البرنامج لأن برنامج المحاسبة سيعتمد على الشجرة في تصنيف الحسابات و تحديد مكانه في الحسابات الختامية
إذاً تقوم البرامج المحاسبية بأخذ الحسابات من شجرة الحسابات و تضعها إما في الميزانية أو في حساب الأرباح و الخسائر أو في حساب المتاجرة إن كان البرنامج يدعم حساب المتاجرة كحساب مستقل
بعد فتح الحسابات في شجرة الحسابات نستطيع إدخال القيود اليومية بالولوج إلى دفتر اليومية في البرنامج حيث نحدد الحساب المدين و الحساب الدائن و نسجل الأرقام فيقوم البرنامج المحاسبي تلقائياً بتوزيع الأرقام على الحسابات و هو ما يمثل ترحيل فوري للحسابات و أرصدتها إلى دفتر الأستاذ و ميزان المراجعة و الحسابات الختامية.
بهذه الكيفية نستطيع عمل برنامج محاسبي بسيط على الاكسيل.
إذاً ما يحتاجه برنامج المحاسبة ليقوم بعمله على أكمل وجه أن تكون الحسابات موضوعة في أماكنها الصحيحة في شجرة الحسابات و أن يتم تحديد تبعية الحساب سواء تبعيته إلى الميزانية أم إلى المتاجرة أم الأرباح و الخسائر و الأمر الآخر أن يتم تسجيل قيد اليومية بتحديد الحسابات المتأثرة في المدين و الدائن فهذه الأمور مشتركة بين جميع برامج المحاسبة و هناك الكثير من الأمور التي تختلف فيها البرامج المحاسبية عن بعضها فعلى سبيل المثال : في البرامج التي تدعم المستودعات تحتاج عند كتابة قيد البيع أو الشراء أن تحدد المواد المتأثرة و كمياتها و أسعارها حيث يوجد في أغلب البرامج نموذج فاتورة شراء و مبيع تقوم من خلالها بإملاء المواد المتأثرة و كمياتها و يقوم البرنامج تلقائياً بتوليد قيود البيع أو الشراء.
كانت المحاسبة في السابق تعتمد على التسجيل في دفتر اليومية ثم الترحيل إلى دفتر الأستاذ و يتم الجمع يدوياً مما كان يستغرق وقتاً طويلاً و قد ينتج عنه الكثير من الأخطاء أحياناً و يحتاج تصحيح تلك الأخطاء إلى بعض القيود أو إلى الشطب و المحو أما الآن و مع توفر برامج المحاسبة أصبح برنامج المحاسبة جزءاً لا يتجزأ من العمل المحاسبي و بالتالي أصبح من الضروري الاعتماد على برنامج معين أو الاستعانة ببرنامج اكسيل مع تهيئته لذلك